Excel实战技巧1 | 让数据更醒目?单元格数值依条件用颜

开门见山，如上图，很多人平时工作中可能会碰到这样的需求，如何快速标识从而达到下图中的效果呢？今天咱们来探讨，讲两个大家比较容易上手的方法。

方法一：单元格自定义格式

1.选中数据区域

2.快捷键ctrl+1，调出单元格格式设置，数字——分类

3.选择自定义格式，编辑栏输入如图所示，点OK即可

解释一下这个原理。

自定义格式是很强大的功能，虽然excel内置了很多设置选项，但有些时候不够用，这个时候我们可以自己来编辑。

具体到此例中，我们可以将其分解一下，条件格式是由2部分组成的，一是颜色的设置，二是数值大小的判断。

★在自定义数字格式中使用颜色

要设置格式中某一部分的颜色，只要在该部分对应位置用方括号键入颜色名称或颜色编号即可。

• [颜色]：用指定的颜色显示字符。可有八种颜色可选：红色、黑色、黄色，绿色、白色、兰色、青色和洋红。

例：代码：“[青色];[红色];[黄色];[兰色]”。显示结果为正数为青色，负数显示红色，零显示黄色，文本则显示为兰色

• [颜色N]：是调用调色板中颜色，N是0~56之间的整数。

例：代码：“[颜色3]”。单元格显示的颜色为调色板上第3种颜色。

需要注意的是，excel因为语言不同版本之间还是有区别的，比如同样是设置红色，你在中文版里输入[红色]，但是在英文版里这个设置就会错误，英文版本的excel要输入英文[red]才行。

★在自定义数字格式中使用条件格式

在Excel自定义数字格式中用户可以进行条件格式的设置。当单元格中数字满足指定的条件时，Excel可以自动将条件格式应用于单元格。Excel自定义数字格式中可以使用如下六种标准的比较运算符：

运算符 含义

= 等于

> 大于

< 小于

>= 大于等于

<= 小于等于

<> 不等于

[条件]：可以单元格内容判断后再设置格式。条件格式化只限于使用三个条件，其中两个条件是明确的，另个是“所有的其他”。条件要放到方括号中。必须进行简单的比较。

例：代码：“[>0]”正数”；[=0];”零”；负数”。显示结果是单元格数值大于零显示正数，等于0显示零，小于零显示“负数”。

例如：在学生成绩工作表中，当我们想以红色字体显示大于等于90分的成绩，以蓝色字体显示小于60分的成绩时，其余的成绩则以黑色字体显示，这时只需将自定义数字格式设置为“[红色][>=90];[蓝色][<60];[黑色]”即可。

值得注意的是，当你在以后需要继续使用刚才所创建的成绩条件自定义数字格式时，你会发现在“单元格格式”的“自定义”分类类型中找不到“[红色][>=90];[蓝色][<60];[黑色]”格式，这是因为Excel自动将你所创建的“[红色][>=90];[蓝色][<60]”格式修改成“[[红色][>=90]G/通用格式;[蓝色][<60]G/通用格式;[黑色]G/通用格式”，你只需选择此格式即可达到同样的使用效果。

实例一：

在工人奖金列表中，当我们想以小于50的显示“低”，50至100间显示“中等”，大于100的显示“高”。这时只需将自定义数字格式设置为：

[<50]"低";[>100]"高";"中等"

实例二：

把“数学”、“语文”成绩中90分以上替换成“优”：

[>=90]"优"

方法二：条件格式

1.选择条件格式

2.新建，选择输入自定义公式

3.公式很简单，就是要注意这里的相对引用和绝对引用，这是必须跟后面的引用区域相配套的。有多个条件，就设置多个，如果本身是并列无优先级的话，顺序可以不管。

需要注意的是，条件格式的格式优先级高于单元格设置，即如果原来单元格有颜色，设置了条件格式后，颜色会被覆盖，但是本身并没有改变。

两者方式各有所长，第一种方式原理一般人可能难得理解，但是设置步骤比较简单直接，修改也比较方便；第二种方式理解很简单，就是步骤有点多，修改起来稍微麻烦点。

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*office内置颜色参数