办公小技巧:巧解Word表格若干“难题”

我们日常办公的时候，经常要用Word制作各种各样的评审表，因为各种文档的格式不同，表格要“随机应变”难免会碰到一些问题，从而影响到文档整体的效果。下面我们就来看看日常制表过程中会遇到哪些问题，以及解决的方法。

表格快速统一外观格式

评审表的样式不一样，外边框有单线的，有双线的……格式不统一，样式也不好看。一个一个的修改必然费时费力，这时可利用表格样式和宏一次性解决问题，将所有表格的外观样式进行统一。

打开评审表文件后，任意选中一个表格，切换到“设计”选项卡，单击“表格样式”旁的“其它”按钮选择“新建表格样式”弹出对话框（图1），在“名称”中输入“评审表”，单击下方的“格式”按钮，可以设置表格的属性、边框和底纹、字体等。

切换到“视图”选项卡，单击“宏”下的“查看宏”，输入名称：统一格式，然后单击“创建”按钮，输入以下代码（图2）。

Sub 统一格式()

'

' 统一格式 宏

'

For i = 1 To ActiveDocument.Tables.Count

ActiveDocument.Tables(i).Style = "评审表"

Next

End Sub

其中评审表是预先制作的表格样式表名称，完成后单击“宏”窗口中的“运行”按钮，即可看到当前文档中的所有表格都被统一为预设的样式了。这样以后只要修改样式库中的“评审表”样式，文档中所有的表格样式都会自动更新。

根治单元格的“毛病”

不只是整体的表格，有时在小小的单元格中也会遇到许多问题，下面挑选几个最常见的单元格“毛病”来进行根治。

1.填写的文字自动换行（编注：次级标题，排版时去掉序号，下同）

有时明明单元格中还空了挺长的一块地方，却发行了文字自动换行的问题，究其根源是标尺在搞鬼。切换到“视图”选项卡，勾选“标尺”，即可在页面顶端看到相应的左右缩进标尺，将左右缩进标尺分别拖动到单元格的左右两端（图3），这样单元格中的文字就不会随便自动换行。有时表格中的文字不见了，也可以看看左右缩进标尺是不是太过了。

2.同一单元格内行距不一

单元格中有多行文字，但是文字的段落上下行距比较大，特别是使用了某些字体后上下行距更大，这个就需要调节段落的行距来解决。选中单元格中的文字，切换到“开始”选项卡，单击“段落”按钮弹出对话框（图4），在“行距”中选择“多倍行距”，数值设置为0.9左右，如果修改后行距没有变化，则可能定义网格选项处于选择状态，取消选择即可。

3.额外的边空

单元格四周比较空，这个调整其实很简单，见光标移动到相应的单元格后，切换到“布局”选项卡，单击“单元格边距”弹出对话框（图5），在这里可以修改上下左右的边距数值，即可控制单元格中文字的位置。

4.单元格大小不能调整

单元格的框线移不动或者联动，如果直接拖动单元格的框线，会发现上下的框线会一起移动，无法单个或多个同时调整（图6）。此时如果选中框线左右的单元格，则再拖动框线则不回再联动。对于单元格的上下框线，我们发现这种方法是行不通的，此时可以在该单元格中重新绘制一个横线将单元格分开，然后将下面的单元格与另一个相邻的合并即可。

表格的跨页问题

表格跨页通常会遇到两个问题：重复跨页标题和跨页断行。在Excel中此类问题很好解决，在Word中其实也有类似的选项，只是我们用的少而已。

选中表格中用来作为标题的行，可以是一行或多行，然后切换到“布局”选项卡，单击“数据”按钮选择“重复标题行”（图7），此时就会看到同一个表格在延伸到下一页后，选中的行做自动重复为标题行。

跨页断行常用于解决表格中填充内容过多而撑破了表格。比如表格原来只有一页，但是由于填写的内容比较多以后，表格会变形撑破甚至在页面中无法完全显示。此时将光标置于该表格后，右击选择“表格属性”弹出对话框（图8），单击“行”选择“选项”下的“允许跨页断行”，这样表格中填充内容多了以后，就会自动切换到下一页。

A4打印成A3折页

评审表中的页面是A4尺寸，要求打印到A3纸上并对折后装订。我开始的做法是将A3页面分成两栏，然后将表格复制里面并排列好，再一面一面分别打印到A3纸上，在实际操作中发现比较麻烦，后来一个文印店的朋友说可以用折页打印，于是赶紧试了试，发现折页打印太方便了，真是活到老学到了。

首先打开文档后，切换到“布局”选项卡，单击“页面设置”弹出对话框，在“纸张”中选择“纸张大小”为“A3”，在“页边距”中选择“纸张方向”为“横向”，“多页”后的“书籍折页”，“每册中页数”为“全部”。单击“文件”菜单选择“打印”（图9），选择“手动双面打印”，单击“打印”按钮先打印所有的正面页，正面打印完成后，会提示取出已打印一面的纸再放到打印机中，这样就可以打出另一面。打印结束后按顺序叠好对折，用订书机从中间装订成册即可。