摘要：在职场中，文档管理是一项看似简单却极其繁琐的工作。尤其是当公司文档分为“内部”和“外部”时，如何快速准确地整理和重命名这些文档，成为了一项挑战。本文将介绍如何利用Python自动化技术，一键整理Word文档，让效率提升上万倍！
文档管理的痛点
小李，一位微信公众号的忠实粉丝，最近遇到了一个棘手的问题：他们公司的文件分为“内部”和“外部”。正常情况下，这个标识在文件名及文件首页左上角都有标注。然而，有时候操作一下，忘记改了，或者忘记标注了。就需要回头去一个一个地整理，非常麻烦。
他手里有上千份Word文档需要整理和重命名。这些文档的文件名和首页左上角都需要标注“内部”或“外部”，但实际操作中，很容易出现遗漏或错误。传统方法下，这项工作耗时耗力，且极易出错。
传统方法的局限性
- 耗时耗力： 逐个打开文档，检查并重命名，上千份文档需要上万分钟。
- 容易出错： 重复性工作增加了出错的风险。
- 效率低下： 无法快速响应工作需求。
Python自动化：办公效率的革命
技术解决方案
小李通过公众号找我们，我们提供了一种高效的解决方案。通过编写Python脚本，他能够一键整理所有文档，大大提升工作效率。
实现步骤
在拿到数据后我们发现文档里既有.doc格式的也有.docx格式的，以此，我们先用代码批量将doc格式转为docx格式
批量转换.doc文件为.docx：
#将文件夹内的所有doc转存为docx文件
import os #用于获取目标文件所在路径
path=os.getcwd()+"\\文件\\" # 文件夹绝对路径
files=[]
for file in os.listdir(path):
if file.endswith(".doc"): #排除文件夹内的其它干扰文件，只获取".doc"后缀的word文件
files.append(path+file)
from win32com import client as wc #导入模块
word = wc.Dispatch("Word.Application") # 打开word应用程序
for file in files:
doc = word.Documents.Open(file) #打开word文件
doc.SaveAs("{}x".format(file), 12)#另存为后缀为".docx"的文件，其中参数12指docx文件
doc.Close() #关闭原来word文件
word.Quit()
for file in files: #删除doc文件
os.remove(file)获取所有.docx文件路径：
#获取所有docx文件路径
docx_files=[]
for file in os.listdir(path):
if file.endswith(".docx"): #排除文件夹内的其它干扰文件，只获取".doc"后缀的word文件
docx_files.append(path+file)
docx_files编写Python脚本，一键整理文档：
import docx
from docx.shared import Pt #用于设定字体大小（磅值）
from docx.oxml.ns import qn #用于应用中文字体
counter = 0 #计数器，用于记录有多少文件没被处理
for file in docx_files:
file_head = file.split('.')[0].rstrip() #文件名头，类似这样的“C:\\Users\\文件\\测试”
file_tail = file.split('\\')[-1] #文件名尾，类似这样“测试.docx”
mark_words = ["公开", "内部"]
mark_fileName = file_head[-3:-1]#文件名中倒数第2,3个文字
doc = docx.Document(file)
mark_doc = doc.paragraphs[0].text #文件中首段文字
#比对标记词
if mark_doc in mark_words: #判断文件中有无标记
if mark_fileName in mark_words:#判断文件名中有无标记
if mark_doc == mark_fileName:#如果二者标记相同
counter += 1
pass
else: #二者标记不同
os.rename(file, file.replace(mark_fileName, mark_doc)) #重命名文件
print(f"【{file_tail}】文件名重命名标识为【{mark_doc}】")
else:
os.rename(file, f"{file_head}（{mark_doc}）.docx")#文件名中无标记，则加标记
print(f"【{file_tail}】文件名增加标识为【{mark_doc}】")
else:
#文中无标记，则在首段前插入一段，写入标记
p = doc.paragraphs[0]
pNew = p.insert_paragraph_before()
run = pNew.add_run(mark_words[0]) #写为“公开”
#字体设置
run.font.size = Pt(16)
run.font.name = "黑体"
r = run._element.rPr.rFonts
r.set(qn("w:eastAsia"),"黑体")
doc.save(file)
print(f"【{file_tail}】内容增加标识为【{mark_words[0]}】")
if mark_fileName in mark_words:#查看文件名中是否有标记
if mark_fileName == mark_words[0]: #标记是否为“公开”
pass
else: #标记不是“公开”则替换
os.rename(file, file.replace(mark_fileName,mark_words[0])) #重命名文件
print(f"【{file_tail}】文件名重命名标识为【{mark_words[0]}】")
else:
os.rename(file, f"{file_head}（{mark_words[0]}）.docx")#文件名中无标记，则加标记
print(f"【{file_tail}】文件名增加标识为【{mark_words[0]}】")
print(f"完成！共检查{len(docx_files)}个文件,处理了 {len(docx_files)-counter} 个文件。")
运行脚本，一键整理所有文档。
核心优势
- 批量处理： 一键处理文件夹下所有Word文档。
- 高效率： 从上万分钟缩短至几分钟。
- 高准确率： 自动化操作，减少人为错误。
结果展示
小李利用Python脚本，成功地整理了所有文档，整个过程快速、准确，大大提升了工作效率。
结语：自动化，让工作更智能
Python自动化技术不仅提升了小李的工作效率，也让他从繁琐的手动操作中解放出来，有更多的时间专注于更有价值的工作。
分享你在文档管理中遇到的挑战，或是你如何使用技术提升工作效率的故事。在评论区留言，让我们一起探讨自动化的无限可能！
数海丹心
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